Comment gérer son temps de façon optimale grâce aux horizons temporels ?

28 janvier 2014 | 2

Nous avons tous tendance à considérer les urgences en priorité et à adapter ensuite notre emploi du temps en fonction de ces dernières. Mais cette façon de procéder n’est ni efficace, ni épanouissante.

Pour une organisation pertinente et productive, découvrez une méthode basée sur les horizons temporels.

slide_1 Cette méthode permet :

de travailler efficacement et sans stress,
de s’organiser judicieusement,
de ne pas tomber dans le cercle vicieux de la gestion des urgences au quotidien.

C’est une méthode simple : elle ne demande que quelques minutes par jour, et les bénéfices sont quasi immédiats. Elle permet de maîtriser son temps et de respecter ses priorités professionnelles et personnelles. Comment ? En définissant ce que l’on doit faire (liste des tâches) et quand on doit le faire (horizons temporels).

Les horizons temporels, qu’est-ce que c’est ?

Le cerveau perçoit l’écoulement du temps et le découpe. Les horizons temporels sont les différentes plages de temps estimées par le cerveau. Une activité est appréhendée différemment selon cette estimation. Si le délai est court, nous ressentons une certaine pression ; à un horizon plus éloigné nous sommes moins impactés. Par exemple : une tâche supplémentaire à accomplir aujourd’hui vient perturber mon organisation, cela peut être paralysant dans un emploi du temps surchargé alors que ça me semble acceptable à gérer dans un délai de 10 jours. Ce délai nous ouvre les chemins des possibles. Notre cerveau ne fait pas de rejet, il semble que ce moment soit assimilé comme assez lointain pour nous permettre de trouver une solution. La limite de temps qui vous parait acceptable est votre horizon temporel. La méthode met à profit ce ressenti pour gérer le temps sans stress. Ainsi, l’organisation doit permettre de libérer le cerveau (toutes les tâches sont listées), de profiter d’une meilleure concentration et d’utiliser les horizons temporels pour établir un ordre de priorité à 3 niveaux:

A faire aujourd’hui
A faire dès que possible
A faire plus tard

Comment créer un système de gestion des tâches pertinent avec les horizons temporels?

Tout commence par la liste des tâches. Mais cette fameuse « to do list » peut parfois sembler interminable, étouffante et inutile. Les 3 horizons viennent lui donner tout son sens en l’ajustant avec un nombre de tâches réalisables par jour et en dégageant le temps nécessaire pour les accomplir. Voici comment faire : 30753 1- Trier vos tâches selon les 3 horizons temporels pour savoir ce que vous avez à faire et à quel moment.

« A faire aujourd’hui» : inscrivez dans la première liste ce que vous devez faire impérativement aujourd’hui.
« À faire dès que possible » : cette seconde partie dresse les actions à réaliser dans un délai de 7 jours. L’une d’entre elles peut être exécutée aujourd’hui si la liste du jour est achevée.
« À faire plus tard » : cet horizon est vaste, de 10 jours à un an si besoin.

2- Compléter chaque liste au fil du temps afin :

de libérer votre esprit,
de ne rien oublier,
et de pouvoir moduler votre organisation en fonction des nouvelles contraintes qui arrivent. L’adaptation aux événements extérieurs et aux changements de priorité est toujours possible grâce à la souplesse de la méthode.

3- Limiter le nombre de tâches :

4 ou 5 dans la liste « A faire aujourd’hui».
15 ou 20 dans celle intitulée « À faire dès que possible ».
La liste « À faire plus tard » n’est pas limitée.

4- Réviser vos priorités :

La liste « A faire aujourd’hui» doit être relue et mise à jour à chaque fin de tâche (et l’action suivante de ce projet doit être mentionnée dans une liste), elle doit être épurée chaque jour et révisée avant toute autre action le matin.
La liste « À faire dès que possible » doit être inspectée chaque soir pour y puiser les éléments constituant la prochaine liste «A faire aujourd’hui».
La liste « À faire plus tard » doit être passée en revue une fois par semaine pour vérifier si l’action demandée peut toujours respecter cet horizon temporel.

La présentation des tâches est aussi décisive pour le succès de la méthode. Un projet doit être fractionné en autant de tâches que possible pour en simplifier la compréhension et pour préserver la motivation : un acte rapide (le premier pas) formulé avec un verbe d’action et précisant la durée nécessaire pour le réaliser. Notez par exemple : « Rédiger l’introduction du rapport des ventes – 15 minutes » au lieu de « rapport ventes »

L’agenda sert uniquement aux rendez-vous posés à une date et une heure précise, il n’est pas un aide-mémoire de tâches. Il peut néanmoins réserver vos plages d’actions récurrentes comme les révisions de liste !

Synthèse

	À faire aujourd’hui	À faire dès que possible	À faire plus tard
Délais de réalisation	Aujourd’hui	7 à 10 jours	Au-delà de 10 jours
Révision de la liste	à revoir dans la journée jusqu’à complète réalisation des tâches	à revoir 1fois par jour	à revoir une fois parsemaine. (Ex : Vendredi après midi)
Nombre de tâches maximum dans la liste	5	20	sans limite

L’outil recommandé pour appliquer la méthode et être efficace : GRC Contact

Ce système de gestion des priorités peut être mis en œuvre avec un simple papier et un crayon ou avec un tableur à condition qu’il soit accessible à tout moment. Le logiciel de CRM GRC Contact est particulièrement adapté pour mettre en pratique cette méthode, de façon simple et intuitive. Il a été conçu dans cette optique, pour vous permettre de gérer votre temps de façon optimale grâce aux horizons temporels. Pour appliquer facilement la méthode des horizons temporels avec le logiciel GRC contact il faut :

créer une liste d’actions à mener en suivant les préconisations présentées ci-dessus,
paramétrer le menu déroulant « Priorité des tâches » en fonction des 3 horizons temporels. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur l’icône « configuration » (deux roues crantées en haut à droite), puis sur « Tâches » dans la colonne de gauche, et sur l’onglet « Priorité des tâches »,
définir les 3 niveaux de priorité : A faire aujourd’hui, A faire plus tard, A faire dès que possible,
attribuer une priorité à chacune de vos tâches.

Grâce au logiciel GRC Contact vous saisirez toute la puissance de la méthode basée sur les horizons temporels. Vous pourrez l’appliquer facilement dans votre quotidien et vous en retirerez rapidement les bénéfices. Maintenant c’est à vous ! Vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit. Si vous désirez plus d’informations sur la méthode efficace de gestion du temps mise en œuvre par le logiciel GRC Contact

Patrick Curphey

Product Owner chez GRC Contact. J’assure également la R&D en relation avec les clients pour faire évoluer GRC Contact en fonction des besoins des utilisateurs.